Avance en espèces à un employé : savoir à tout moment ce qu’il en reste

Lundi matin, Karim donne 20 000 DA à Yacine, son chef de chantier. Il y a du gasoil à mettre, des vis à acheter, peut-être un taxi. Vendredi, Yacine rend 3 000 DA et dit : « le reste, c’est parti dans le gasoil et la quincaillerie ».

Karim le croit. Yacine est honnête. Mais personne ne sait vraiment où sont passés les 17 000 DA, et la semaine suivante, ça recommence.

Le problème n’est pas la confiance. C’est la mémoire. Personne ne se souvient du détail de cinq jours de petites dépenses.

Une avance n’est pas une dépense

C’est l’erreur la plus fréquente, et elle fausse tout le reste. Le jour où vous donnez 20 000 DA à un employé, vous n’avez rien dépensé. L’argent a simplement changé de poche. Il est toujours à l’entreprise.

Si vous notez « 20 000 DA, avance Yacine » comme une dépense, deux choses se passent :

• vos dépenses du mois sont gonflées d’argent qui n’est peut-être pas encore sorti ;
• vous ne savez plus ce qu’il reste dans la poche de Yacine, puisque l’avance a « disparu » dans les comptes.

La bonne façon de voir les choses : l’avance est un déplacement. Les vraies dépenses, ce sont le gasoil et les vis, au moment où Yacine les paie.

La méthode en quatre étapes

1. La remise : vous notez que 20 000 DA passent de votre caisse à celle de l’employé.
2. Les dépenses : chaque achat est déduit de l’avance, avec son motif. Pas du total de l’entreprise, de l’avance.
3. Le solde : à tout moment, avance moins dépenses égale ce que l’employé doit avoir en poche.
4. Le point : à date fixe (le vendredi, la fin du chantier), on compare ce solde avec l’argent réel. Il rend le reliquat, ou vous complétez.

Sur papier

Une fiche par avance, que l’employé garde avec lui :

Ça marche, à une condition : que l’employé remplisse la fiche sur le moment. Et que la fiche ne finisse pas dans la machine à laver avec le pantalon.

Dans MyCaisse : une sous-caisse pour l’avance

Dans l’Atelier Benali, notre compte de démonstration, le chantier de Hydra a sa propre caisse, et cette caisse a une sous-caisse Carburant. Yacine y est assigné. Quand Karim lui donne une avance, il fait un transfert depuis la caisse principale. Deux gestes, et l’argent apparaît dans la sous-caisse.

Ensuite, c’est Yacine qui saisit chaque plein depuis son téléphone, avec la photo du ticket. Le solde de la sous-caisse baisse à chaque dépense. Karim voit, depuis son bureau, exactement ce qu’il reste, sans appeler personne.

Le vendredi, il n’y a plus de discussion : le solde affiché, c’est ce que Yacine doit avoir sur lui. S’il rend le reliquat, c’est un transfert dans l’autre sens.

Les questions qu’on nous pose souvent

« Et si mon employé n’a pas de smartphone ? » Vous pouvez saisir à sa place. Dans le formulaire de saisie, vous choisissez l’employé, et la dépense est rattachée à son nom et à sa caisse.

« Je ne veux pas qu’il voie le solde des autres caisses. » Il ne le verra pas. Un employé ne voit que les caisses auxquelles vous l’assignez, et vous décidez s’il peut voir les opérations de ses collègues.

« Et s’il fait une grosse dépense sans me demander ? » Vous pouvez fixer un montant au-delà duquel ses saisies attendent votre accord. On en parle en détail dans notre article sur les plafonds de dépense.

Ce qu’il faut retenir

Une avance se suit comme une petite caisse à part entière : un montant de départ, des sorties notées sur le moment, un solde qu’on vérifie à date fixe. Que vous le fassiez sur une fiche ou dans une application, ne la comptez jamais comme une dépense le jour où vous la donnez.

Pour voir la sous-caisse de Yacine en vrai, ouvrez la démo, puis touchez « Chantier Hydra ».