Organisation
Une caisse par employé ou une caisse commune ? Comment choisir
La caisse commune est simple jusqu’au premier écart. La caisse par employé responsabilise, mais demande un peu d’organisation. Une règle simple pour décider, et les cas mixtes.
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Dès que vous avez deux personnes qui manipulent de l’argent, la question se pose : est-ce qu’on garde une seule caisse pour tout le monde, ou est-ce que chacun a la sienne ?
Il n’y a pas de réponse universelle. Mais il y a une règle qui tranche presque tous les cas.
La règle : la caisse suit l’argent physique
Qui a l’argent dans la main a sa caisse.
Si l’argent reste dans un tiroir, au même endroit, et que plusieurs personnes s’en servent sous vos yeux, une caisse commune peut suffire. Si l’argent part avec quelqu’un (dans une camionnette, sur un chantier, chez un fournisseur), cette personne a besoin de sa propre caisse.
La raison est simple : en cas d’écart, il faut pouvoir dire « c’est cette caisse-là », donc « c’est cette personne-là qui peut l’expliquer ». Avec une caisse commune, un écart appartient à tout le monde, donc à personne.
Les avantages et les limites de chaque option
| Caisse commune | Une caisse par employé | |
|---|---|---|
| Mise en place | Immédiate | Un peu d’organisation au départ |
| En cas d’écart | Difficile de savoir qui | On sait quelle caisse, donc qui |
| Employés sur le terrain | Mal adaptée | Faite pour ça |
| Suivi par personne | À reconstituer | Direct |
| Nombre de soldes à surveiller | Un seul | Un par caisse |
Les cas mixtes, les plus fréquents
Dans la vraie vie, la plupart des entreprises ont les deux.
Une boutique a une caisse commune pour le comptoir, tenue par les vendeurs à tour de rôle, avec un comptage à chaque changement d’équipe. Le livreur a sa propre caisse pour le carburant et les petits frais de route.
Une entreprise de travaux a une caisse principale au bureau, tenue par le gérant, une caisse par chantier, et des sous-caisses pour ce qui est confié à un chef d’équipe.
C’est exactement l’organisation de l’Atelier Benali, notre compte de démonstration : Karim tient la caisse principale, Yacine s’occupe du chantier de Hydra et de sa sous-caisse Carburant, Nadia gère la caisse des achats de matériaux, Sofiane la caisse du fournisseur d’Istanbul.
Ce que chacun doit voir
Une caisse par employé pose une deuxième question : qui voit quoi ?
En général, un employé a besoin de voir le solde de sa propre caisse, pour savoir ce qu’il lui reste. Il n’a pas besoin de voir le solde de la caisse principale, ni ce que dépensent ses collègues. Mais dans certaines équipes, voir les opérations des autres aide à se coordonner : qui a déjà acheté les vis, qui a déjà fait le plein.
Dans MyCaisse, ces réglages se font par employé, dans sa fiche :
- Caisses : celles auxquelles il est assigné. Il ne voit et ne saisit que sur celles-là.
- Voir les soldes : les entrées, sorties et soldes de ses caisses sur son accueil.
- Voir les opérations de l’équipe : les saisies de ses collègues sur les caisses qu’il partage avec eux.
- Peut faire des transferts : déplacer de l’argent entre ses caisses.
Une caisse peut aussi être assignée à plusieurs employés. C’est la caisse commune, avec l’avantage que chaque saisie reste rattachée au nom de celui qui l’a faite.
Comment trancher chez vous
Posez-vous trois questions :
- Est-ce que de l’argent quitte le local avec un employé ? Si oui, il lui faut sa caisse.
- Est-ce que vous avez eu un écart inexpliqué ces trois derniers mois ? Si oui, séparez les caisses qui le permettent.
- Est-ce que vous devez savoir combien dépense chaque personne ? Si oui, une caisse par personne, ou au minimum une caisse commune où chaque saisie porte un nom.
Pour voir comment s’organise une petite équipe, ouvrez la démo et touchez Équipe en bas de l’écran. Vous pouvez ouvrir chaque fiche et changer les droits.