Fin de mois : ce que votre comptable attend vraiment de vous

Votre comptable ne vous demande pas grand-chose. Il vous demande la même chose chaque mois, et c’est justement ce qui coince : le 1er arrive toujours plus vite que prévu.

Quel que soit le cabinet, les demandes reviennent toujours aux mêmes points. Voici ce qu’un comptable attend d’une petite entreprise, et ce qui lui fait perdre le plus de temps.

Ce qu’il attend

Une liste complète, sur une période nette. Du 1er au 30, toutes les entrées et toutes les sorties. Pas « à peu près tout ». Une seule ligne oubliée et le solde de fin de mois ne correspond plus à la réalité.

Des recettes séparées des dépenses. Ça paraît évident. Mais dans un cahier où tout est écrit à la suite, c’est lui qui fait le tri, ligne par ligne.

Des catégories qui veulent dire quelque chose. « Divers » à 40 % du total, c’est une question qu’il devra vous poser, donc un aller-retour de plus.

Un justificatif pour chaque dépense, ou au minimum une explication.

Des transferts qui ne se font pas passer pour des dépenses. Quand 375 000 DA passent de la caisse principale à la caisse fournisseur, l’entreprise n’a rien dépensé. Si ce mouvement apparaît comme une sortie, il doit le retrouver et l’annuler à la main.

Ce qui lui fait perdre du temps

• Les photos de tickets envoyées en vrac sur WhatsApp, sans montant ni date de dépense.
• Les fichiers Excel où chaque mois a une mise en page différente.
• Les avances aux employés comptées comme des dépenses le jour de la remise (on en parle dans notre article sur les avances).
• Les dépenses payées avec l’argent personnel du gérant, sans trace de remboursement.

La check-list du 1er du mois

Prévoyez vingt minutes, toujours le même jour.

1. Clôturez le mois dans votre tête : plus aucune dépense d’octobre ne doit être saisie après le 5 novembre.
2. Cherchez les dépenses sans justificatif, et réglez-les maintenant.
3. Relisez la catégorie « Divers ». Tout ce qui peut aller ailleurs va ailleurs.
4. Vérifiez les soldes de fin de mois de chaque caisse contre l’argent réel.
5. Exportez et envoyez, dans le même format que le mois précédent.

Dans MyCaisse : l’export en trois touches

Sur l’accueil, Télécharger ouvre l’export. Vous choisissez la période (jour, semaine, mois, année, ou une date précise), le type d’opérations, et si besoin une activité, une catégorie ou un employé. Puis Aperçu PDF ou Excel.

Le PDF porte l’en-tête de votre entreprise, les totaux des entrées et des sorties, le solde, puis le détail de chaque opération avec sa date, sa catégorie, sa caisse et l’employé. Les transferts entre caisses sont identifiés comme tels. Chaque devise a ses propres totaux : on n’additionne jamais des dinars et des euros.

Le fichier Excel contient les mêmes lignes, pour un comptable qui préfère retravailler les données dans son propre logiciel.

Une précision honnête

MyCaisse ne remplace pas votre comptabilité. Ce n’est pas un logiciel comptable : il ne produit ni bilan, ni déclaration. Ce qu’il fait, c’est donner à votre comptable une matière première propre, complète et vérifiable, au lieu d’une boîte à chaussures. C’est souvent là que se joue l’essentiel du temps qu’il passe sur votre dossier.

Pour voir un vrai export, ouvrez la démo, touchez Télécharger, choisissez Mois puis Aperçu PDF.