Où part l’argent ? Lire les dépenses de l’entreprise en cinq minutes par mois

Beaucoup de gérants savent combien ils ont en caisse. Beaucoup moins savent où est parti l’argent le mois dernier. Pas parce que c’est compliqué : parce que personne ne prend cinq minutes pour regarder.

Ces cinq minutes valent pourtant plus que n’importe quel tableau de bord sophistiqué. Voici comment les utiliser.

Trois questions, chaque mois

1. Quel est le plus gros poste ?

Regardez la catégorie qui pèse le plus. Dans la majorité des petites entreprises, c’est le loyer, les salaires ou la marchandise. Rien d’anormal. Mais si c’est le carburant, les repas ou les « divers », c’est un signal.

Dans l’Atelier Benali, notre compte de démonstration, le loyer de l’atelier représente 82 % des dépenses sorties des caisses en novembre. Logique : c’est un mois où les gros achats de matériaux ont été faits le mois précédent.

2. Qu’est-ce qui a changé depuis le mois dernier ?

Un total qui baisse de 49 % d’un mois à l’autre, comme chez Karim, ne veut pas dire que l’entreprise va mieux. Il peut vouloir dire qu’une grosse commande a été payée en octobre et pas en novembre. Comparez catégorie par catégorie, pas seulement le total.

Ce qui doit vous arrêter, c’est la catégorie qui grimpe trois mois de suite sans raison évidente.

3. Qu’est-ce que cache « Divers » ?

C’est la règle la plus utile de cet article : si « Divers » dépasse 10 % de vos dépenses, vos catégories ne fonctionnent pas. Ouvrez le détail, regardez ce qui s’y trouve, et créez la catégorie qui manque. Souvent, c’est « Transport », « Petit outillage » ou « Repas équipe ».

Le piège des devises mélangées

Si votre entreprise paie dans plusieurs devises, ne regardez jamais un total qui additionne des dinars et des euros. Il ne veut rien dire. Lisez chaque devise séparément, puis comparez en convertissant vous-même, au taux qui vous intéresse. On en parle plus longuement dans notre article sur les fournisseurs étrangers.

Dans MyCaisse

Le module Statistiques (inclus dans la formule Premium, en option dans les autres) affiche les dépenses ou les recettes du mois, par catégorie, avec le pourcentage de chaque poste et l’évolution par rapport au mois précédent. Vous balayez l’écran pour changer de mois.

Chaque devise a son onglet : DA d’un côté, € de l’autre. Touchez une catégorie pour voir les opérations qui la composent. Et Exporter vous donne ces statistiques en PDF.

Les catégories, c’est vous qui les créez, avec les noms que vous utilisez déjà. Le jour où « Divers » dépasse 10 %, vous en ajoutez une, et les prochaines saisies vont au bon endroit.

Cinq minutes, le même jour chaque mois

Le plus difficile n’est pas d’analyser. C’est de le faire. Choisissez un jour fixe, le 2 ou le 3 du mois, après avoir préparé l’export pour votre comptable (voir notre check-list de fin de mois). Répondez aux trois questions. Notez une seule décision : une catégorie à créer, un poste à surveiller, une dépense à renégocier.

Au bout de six mois, vous connaîtrez vos dépenses mieux que n’importe quel logiciel.

Pour parcourir les statistiques de l’Atelier Benali, ouvrez la démo, touchez Plus, puis Statistiques.