Payer un fournisseur en euros depuis une caisse en dinars, sans perdre le fil

Karim commande ses poignées et ses charnières à un fournisseur d’Istanbul. Le fournisseur facture en euros. Karim, lui, encaisse ses clients en dinars.

Alors il change. 250 000 DA donnent 1 000 €, au taux qu’il a obtenu ce jour-là. Il paie un acompte, puis le solde à la livraison. Six mois plus tard, son comptable lui demande combien lui a coûté cette commande, en dinars. Et personne ne se souvient du taux.

Le problème se pose de la même façon avec des dirhams, des livres ou des dollars. Dès qu’il y a deux devises, il y a un taux, et ce taux est la première information qui se perd.

Trois erreurs classiques

Additionner les devises. Une caisse qui contient « 400 000 + 465 » ne veut rien dire. 400 000 quoi ? 465 quoi ? Dès qu’on additionne des dinars et des euros sans conversion, tous les totaux sont faux.

Noter le change comme une dépense. Les 250 000 DA ne sont pas partis. Ils sont devenus 1 000 €, qui sont toujours à vous. La dépense, c’est le paiement au fournisseur.

Ne garder que le montant final. « Payé 1 000 € au fournisseur », sans dire combien de dinars ont été nécessaires pour les obtenir. Impossible ensuite de calculer le coût réel de la marchandise.

La méthode

1. Une caisse par devise. Une caisse en dinars, une en euros. Chacune a son solde, dans sa devise. On ne les additionne jamais.
2. Le change est un transfert, avec son taux. On sort 250 000 DA d’un côté, on fait entrer 1 000 € de l’autre, et on note le taux réellement obtenu, pas celui affiché à la banque.
3. Les paiements au fournisseur sortent de la caisse en euros. Le solde de cette caisse vous dit à tout moment combien d’euros il vous reste.

Avec cette méthode, la question du comptable trouve sa réponse en une ligne : 1 000 € payés, obtenus avec 250 000 DA, soit 250 DA l’euro ce jour-là.

Dans MyCaisse

Chaque caisse a sa devise. Dans l’Atelier Benali, notre compte de démonstration, la caisse principale est en dinars, et la caisse « Fournisseur Istanbul » est en euros.

Pour payer le fournisseur, Karim fait un transfert de la caisse principale vers la caisse en euros. L’application demande le taux. Il saisit celui qu’il a obtenu, et elle calcule le montant reçu.

Si le montant réellement reçu est un peu différent, à cause des frais par exemple, il le corrige, et c’est le taux qui est recalculé. Ce qui est enregistré correspond à ce qui s’est vraiment passé.

Le taux n’est jamais deviné par l’application. C’est vous qui le saisissez, parce que c’est vous qui savez à quel prix vous avez changé.

Ensuite, chaque devise garde ses propres totaux : sur l’accueil, dans les statistiques et dans les exports. Vous ne verrez jamais un total qui mélange des dinars et des euros.

Et si vous payez dans plusieurs devises ?

Le principe ne change pas : une caisse par devise que vous manipulez réellement. Une entreprise qui achète en euros, vend en dinars et paie un transporteur en dollars aura trois caisses. C’est plus simple qu’il n’y paraît, parce que chacune répond à une seule question : combien me reste-t-il dans cette devise ?

Pour voir le transfert et le taux, ouvrez la démo, touchez la caisse principale, puis Transfert. Rien n’est envoyé à qui que ce soit : c’est un compte de démonstration.